軟體總機除保留了傳統總機的功能如自動語音、轉接、代接、語音留言外，還增加了網路的功能，不管是外線或分機都可以透過網路連接，而不必透過實體線路的接入。
傳統總機的分機只能在同一辦公室接聽或撥打，軟體總機的分機可接在任何有網路的地方，即使在家裡或出差國外，撥打或接聽電話都如同在辦公室一樣方便，最重要是『完全免費』。
傳統總機走電話線，與網路線分開，須兩次佈線，軟體總機走網路線，無需額外拉線，可節省佈線及維護的成本。
業務人員經常在外，傳統總機只能留言或請客戶重打業務手機號碼，軟體總機可做到客戶來電，公司人員可於第一時間將電話轉到業務人員手機，可確保商機不流失，最重要是『完全免費』。
傳統電話總機不能做到備援機制，軟體總機可以輕鬆做到備援，不用擔心總機故障，或遭雷擊損壞。
